Bezpieczeństwo druku: Najsłabsze ogniwo bezpieczeństwa firm

Ben Lake | Senior Product Manager MFP & Printer Products, Sharp Information Systems Europe

Rzadko zdarza się tydzień, w którym bezpieczeństwo danych nie trafiłoby na pierwsze strony mediów. To temat, o którym dużo się mówi – i nie bez powodu. Stanowi on poważne zagrożenie dla firm, niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa. Bezpieczeństwo to jednak skomplikowana kwestia i aby osiągnąć je w stu procentach, firmy muszą zrozumieć każdy jego aspekt. Sharp podchodzi do kwestii bezpieczeństwa druku z wielkim zaangażowaniem, dlatego też zleciliśmy przeprowadzenie nowego badania, aby dowiedzieć się, na ile firmy zdają sobie sprawę z wagi tego zagadnienia oraz jak zmienia się stosunek do niego wśród małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w miarę, jak problem bezpieczeństwa staje się coraz istotniejszy.

Tylko 10% respondentów z MŚP ma świadomość, że urządzenia wielofunkcyjne stanowią potencjalne zagrożenie dla bezpieczeństwa ich firmy.

Mówiąc wprost: wyniki naszej ankiety nie napawają optymizmem. Ogólnie rzecz ujmując, obecne postrzeganie bezpieczeństwa druku jest w najlepszym razie niepoprawne, a w najgorszym – potencjalnie bardzo niebezpieczne. Tylko 10% respondentów z MŚP, uważa że urządzenia wielofunkcyjne stanowią potencjalne zagrożenie dla bezpieczeństwa ich firmy, a 20% przyznało, że nie wdrożyło żadnych procesów bezpieczeństwa regulujących korzystanie z tych urządzeń.

Niestety, takie podejście ma również bezpośredni wpływ na zachowanie pracowników.

Przestarzałe poglądy i praktyki

Z naszego badania wynika, że jednemu na czterech badanych pracowników biurowych zdarzyło się znaleźć na tacy drukarki poufne lub osobiste informacje, należące do kogoś innego. To stanowi poważne naruszenie ochrony danych. 28% pracowników biurowych przyznaje również, że zdarzyło im się użyć drukarki w pracy do wydrukowania prywatnego dokumentu, który przygotowali w domu, poza środowiskiem bezpieczeństwa firmy. Z kolei 14% z nich skorzystało ze swojej biurowej drukarki w celu wydrukowania dokumentu pobranego z internetu, pomimo ostrzeżenia, że plik może być niebezpieczny, co naraża sieć biznesową na potencjalne zagrożenie.

Takie pojedyncze zdarzenia mogą spowodować problem dla każdej rozwijającej się firmy. Ale gdy zbierze się je razem, malują one obraz pracowników, którzy nie zdają sobie sprawy, jak poważne mogą być zagrożenia wynikające z naruszeń bezpieczeństwa druku. I tak długo, jak będą zachowywać sie w niedopowiedzialny sposób, naruszając ważne zasady, bezpieczeństwo druku i dokumentów dalej będzie stanowić słaby punkt MŚP.

Dlaczego jest to widoczny problem i z czego wynika?

Trend napędzany przed technologię

W ostatnich latach tradycyjne drukarki zostały w dużej mierze zastąpione zaawansowanymi urządzeniami wielofunkcyjnymi. Te urządzenia mają znacznie więcej wspólnego z komputerem, niż drukarki sprzed kilku lat. Jednak często nadal myśli się o nich „to tylko drukarka”, nie poświęca się im należnej uwagi pod kątem bezpieczeństwa.

Urządzenie wielofunkcyjne ma wiele wspólnego z komputerem – może przechowywać dane lokalnie, jest podłączone do sieci firmowej i służy do udostępniania poufnych danych – w formie fizycznej lub cyfrowej. Pomimo, że urządzenia te działają podobnie jak inne urządzenia sieciowe, 40% pracowników, że nigdy nie otrzymało żadnego szkolenia ani formalnej porady na temat bezpiecznego korzystania z urządzenia wielofunkcyjnego.

Stanowi to poważny problem dla rozwijających się firm. Wyobraź sobie przez chwilę, że mówimy to wszystko o inteligentnych urządzeniach w miejscu pracy, takich jak np. tablety. Są one wykorzystywane do współdzielenia i dostępu do tego samego rodzaju danych, są podłączone do tej samej sieci, ale nawet wśród osób stosunkowo nieobeznanych w tematyce bezpieczeństwa danych, myśl o niestosowaniu wokół nich odpowiedniej polityki bezpieczeństwa wydaje się niedorzeczna.

Coś musi się zmienić. Dlatego postanowiliśmy zadziałać sami.

Proaktywna ochrona

W Sharp rozumiemy i szanujemy wyzwania związane z bezpieczeństwem MŚP: mniejsze środki niż te, którymi dysponują większe firmy, nieustannie zmieniające się procesy biznesowe oraz wyzwania w postaci nakłonienia pracowników do rozmowy o bezpieczeństwie druku. To, czego naprawdę potrzebują MŚP, to urządzenie wielofunkcyjne, które samodzielnie zapewni im bezpieczeństwo. I właśnie to ma do zaproponowania Sharp.

Wbudowując funkcje bezpieczeństwa bezpośrednio w nasze urządzenia wielofunkcyjne najnowszej generacji, ułatwiliśmy MŚP stawienie czoła wyzwaniom związanym z bezpieczeństwem druku. Opracowanie strategii bezpieczeństwa druku polega teraz właściwie na aktywowaniu licznych funkcji bezpieczeństwa, w które wyposażone są nasze najnowsze urządzenia.

Kontrola dostępu i weryfikacja użytkowników pomagają ograniczyć liczbę osób, które mogą korzystać z urządzenia wielofunkcyjnego oraz określić do czego może być ono używane (kopiarka, drukarka, skaner, dostęp do chmury itp.). Szyfrowanie danych gwarantuje, że dane przechowywane w urządzeniu są bezpieczne. Wbudowane aplikacje i procesy wewnętrzne są wyszczególnione na białej liście, aby zablokować wszelkie potencjalne operacje związane ze złośliwym oprogramowaniem. Mogą one nawet dawać komunikaty z ostrzeżeniami, gdy zapomnisz wyjąć dokument ze skanera, zapobiegając tym samym dostaniu się wydruków w niepowołane ręce.

Być może nie będziemy w stanie rozwiązać problemów związanych z postrzeganiem bezpieczeństwa druku z dnia na dzień. Jednak poprzez dostarczanie urządzeń, które automatycznie wymuszają stosowanie najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa, możemy pomóc ludziom nauczyć się "nowego standardu" druku i dostosować się do bezpieczniejszego sposobu pracy.

Z myślą o osobach, które chcą dowiedzieć się więcej na temat bezpieczeństwa druku, firma Sharp podjęła się współpracy z etycznym hakerem Jensem Mülllerem, aby stworzyć poręczny przewodnik po bezpieczeństwie urządzeń wielofunkcyjnych dla MŚP. Jeśli bezpieczeństwo druku zostanie naruszone, Sharp może pomóc Ci to naprawić.

Udostępnij ten artykuł

Bezpieczeństwo druku - poznaj nasze wskazówki i porady

Jens Müller - etyczny haker

Chcesz dodowiedzieć się więcej o wyzwaniach, związanych z bezpieczeństwem urządzeń drukujących?

Zobacz, co na ten temat mówi etyczny haker Jens Müller, który współpracował z Sharp przy tworzeniu specjalnego przewodnika, z którego dowiesz się, jak w prosty sposób uniknąć włamania do danych firmy.

POBIERZ TERAZ